Người nghiên cứu hiếm khi chỉ có một việc: luận án hoặc dự án chính, bài đang sửa, việc giảng dạy, việc hành chính, lời mời hợp tác.
Vấn đề không phải có nhiều việc. Là cố đẩy mọi thứ tiến cùng lúc — và kết quả là không việc nào tiến được.
Một dự án chính tại một thời điểm
- Xác định đâu là dự án chính của giai đoạn này — nó được ưu tiên khi có xung đột.
- Các việc khác chạy ở chế độ duy trì, không chạy ở chế độ đẩy mạnh.
- Đặt khối thời gian sâu cho dự án chính trước khi xếp việc khác.
- Xem lại lựa chọn này mỗi vài tháng — dự án chính có thể đổi theo giai đoạn.
Xếp thứ tự bằng hai câu hỏi
- Việc này có hạn cứng không — hạn nộp, lịch bảo vệ, hạn phản biện.
- Việc này có đưa dự án chính tiến lên không.
- Việc có hạn cứng làm trước, nhưng đừng để chúng chiếm hết tuần.
- Việc không hạn và không phục vụ dự án chính — đây là nhóm nên cắt.
Biết khi nào từ chối
- Mỗi lời nhận là một lời từ chối với thứ khác — thường là với dự án chính.
- Từ chối lịch sự và sớm — người ta cần thời gian tìm người khác.
- Có thể đề xuất người phù hợp hơn khi từ chối.
- Nhận việc mở rộng mạng lưới có giá trị — nhưng có giới hạn.
- Người mới thường nhận quá nhiều vì ngại từ chối — đây là chỗ tốn kém nhất về lâu dài.
Chuyển ngữ cảnh tốn nhiều hơn bạn nghĩ
- Gộp việc cùng loại vào cùng buổi — thư từ, sửa định dạng, việc hành chính.
- Đừng xen việc vặt vào giữa khối thời gian sâu.
- Dành một buổi cố định trong tuần cho việc hành chính — nó khỏi rải ra cả tuần.
- Tắt thông báo trong khối làm việc sâu.
Khi có nhiều hạn cùng lúc
- Liệt kê hết và xếp theo ngày.
- Đếm ngược từ mỗi hạn để biết phải bắt đầu khi nào.
- Xin gia hạn sớm nếu cần — xin trước hạn khác hẳn xin sau hạn.
- Báo người liên quan nếu bạn sẽ chậm — sớm thì họ xoay được.
- Chấp nhận làm ở mức đủ tốt cho việc phụ, để dành sức cho việc chính.
Bảo vệ dự án chính
- Đặt lịch cho nó trước, không để nó nhận phần còn lại.
- Duy trì tối thiểu kể cả tuần bận — mất nhịp thì tốn nhiều tuần để lấy lại.
- Kiểm hằng tháng: dự án chính có tiến không — nếu ba tháng không tiến, cơ cấu công việc của bạn có vấn đề.
- Nói với người hướng dẫn nếu việc khác đang lấn quá nhiều.
Một điều đáng nhớ
Nếu cuối mỗi tuần bạn thấy mình rất bận nhưng dự án chính không nhích lên, vấn đề không nằm ở năng suất.
Nằm ở thứ tự bạn xếp lịch: dự án chính đang nhận phần thời gian còn lại thay vì được đặt trước. Đảo lại thứ tự đó thường đủ để mọi thứ khác vào chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc cơ bản khi có nhiều việc là gì?
Một dự án chính tại một thời điểm được ưu tiên khi có xung đột, các việc khác chạy ở chế độ duy trì chứ không đẩy mạnh.
Xếp thứ tự ưu tiên bằng gì?
Hai câu hỏi: việc này có hạn cứng không, và việc này có đưa dự án chính tiến lên không — việc không hạn và không phục vụ dự án chính là nhóm nên cắt.
Khi nào nên từ chối?
Khi mỗi lời nhận là một lời từ chối với dự án chính — từ chối lịch sự và sớm, và có thể đề xuất người phù hợp hơn.
Vì sao nên gộp việc cùng loại?
Vì chuyển ngữ cảnh tốn nhiều hơn bạn nghĩ — dành một buổi cố định trong tuần cho việc hành chính thay vì rải ra cả tuần.
Nếu rất bận mà dự án chính không tiến?
Vấn đề nằm ở thứ tự xếp lịch — dự án chính đang nhận phần thời gian còn lại thay vì được đặt trước.
