Thư gửi người hướng dẫn: viết thế nào để được trả lời nhanh và đúng ý

Người hướng dẫn luận văn hay luận án thường cùng lúc phụ trách vài học viên, dạy nhiều lớp, làm đề tài, ngồi hội đồng, phản biện cho tạp chí. Mỗi ngày họ nhận hàng chục, có khi hàng trăm thư và tin nhắn. Thư của bạn quan trọng với bạn, nhưng với họ nó là một trong rất nhiều việc. Thư được trả lời nhanh không phải vì người viết may mắn, mà vì nó được viết sao cho người nhận mất ít công nhất để hiểu và quyết.

Bài này đi qua cấu trúc một thư làm việc tốt, những lỗi làm thư bị gác lại, và cách nhắc khi chờ quá lâu.

Tiêu đề: nói việc và mức độ gấp

Tiêu đề là thứ quyết định thư có được mở ngay hay không. Tiêu đề kiểu “Em gửi thầy” hay “Luận văn” không cho người nhận biết phải làm gì. Một tiêu đề tốt có ba phần: ai, việc gì, hạn nào nếu có.

Phần trong ngoặc vuông giúp người hướng dẫn lọc thư của từng học viên khi tìm lại. Nếu một việc có nhiều vòng trao đổi, giữ cùng một chuỗi thư thay vì mở thư mới mỗi lần, để họ thấy được toàn bộ bối cảnh.

Câu đầu tiên: điều bạn cần từ họ

Nhiều người viết thư theo lối kể chuyện: chào hỏi, kể đã làm gì trong tuần, gặp khó khăn gì, rồi đến cuối mới nói cần gì. Người đọc bận sẽ dừng ở đoạn hai. Hãy đảo lại: câu đầu tiên sau lời chào là việc bạn cần người hướng dẫn làm.

Ví dụ: “Em cần cô quyết giúp một việc: em nên giữ thang đo 12 câu như đề cương hay rút xuống 8 câu sau khi thử nghiệm. Thông tin để cô quyết em để bên dưới.”

Sau câu đó mới đến phần bối cảnh, ngắn gọn, đủ để họ quyết mà không phải mở tệp nào nếu có thể.

Câu hỏi phải trả lời được bằng một dòng

Câu hỏi mở như “thầy thấy chương này thế nào ạ” đòi người hướng dẫn phải đọc toàn bộ chương rồi viết một đoạn nhận xét. Đó là việc cho buổi gặp hoặc cho lần đọc bản thảo chính thức, không phải việc của một thư trao đổi nhanh. Trong thư, hãy biến câu hỏi thành lựa chọn:

• Thay vì “em nên làm gì với dữ liệu thiếu”, viết “em định loại 14 phiếu thiếu câu thu nhập (chiếm 6%), vì phân tích cho thấy chúng không khác các phiếu còn lại về tuổi và giới. Thầy đồng ý không, hay em nên ước lượng thay thế?”.
• Thay vì “em chưa biết chọn tạp chí nào”, viết “em đang cân nhắc hai tạp chí A và B, em nghiêng về A vì phạm vi khớp hơn. Cô có ý kiến khác không?”.

Khi có nhiều câu hỏi, đánh số. Người hướng dẫn có thể trả lời “1 đồng ý, 2 chọn B, 3 để gặp bàn” trong ba mươi giây. Không đánh số thì họ phải viết lại cả đoạn để khỏi trả lời sót.

Giới hạn ba câu hỏi mỗi thư. Nhiều hơn thế thì gom lại cho buổi gặp.

Đính kèm: đúng tệp, đúng phiên bản, đúng chỗ cần đọc

Lỗi hay gặp nhất là gửi nhầm phiên bản, hoặc gửi cả tệp năm mươi trang mà không nói cần đọc chỗ nào.

• Đặt tên tệp có ngày và số phiên bản: ví dụ “Lan_Chuong3_v4_0412”. Đừng dùng tên kiểu “ban cuoi”, “ban cuoi that”, vì sẽ luôn có bản cuối hơn.
• Nói rõ phần cần đọc: “Cô chỉ cần đọc mục 3.2, trang 14 đến 17, em đã tô vàng những đoạn mới sửa.”
• Bật chế độ theo dõi thay đổi khi gửi bản sửa, hoặc kèm một bảng ngắn liệt kê những gì đã sửa so với lần trước theo từng góp ý của họ.
• Tệp định dạng phổ biến, dễ mở trên điện thoại. Người hướng dẫn nhiều khi đọc thư giữa các tiết dạy. Một bản PDF kèm theo tệp chỉnh sửa giúp họ xem nhanh khi không ngồi máy tính.

Độ dài và giọng

Một thư trao đổi công việc nên đọc được trong hai phút, khoảng 150 đến 250 từ. Nếu dài hơn, có thể bạn đang gộp nhiều việc nên tách, hoặc đang giải thích những thứ người hướng dẫn đã biết.

Về giọng, lễ phép là cần thiết trong văn hoá học thuật Việt Nam, nhưng lễ phép không có nghĩa là vòng vo. Tránh những câu rào đón kéo dài kiểu “em rất xin lỗi đã làm phiền thầy trong lúc thầy rất bận, em biết thầy có nhiều việc nhưng em mạo muội…”. Một lời chào và một lời cảm ơn ở cuối là đủ. Giọng thẳng, rõ cho thấy bạn tôn trọng thời gian của họ.

Khi chưa có hồi âm

Đây là chỗ học viên lúng túng nhất: nhắc thì sợ phiền, không nhắc thì trễ việc. Vài nguyên tắc:

1. Thống nhất từ đầu thời gian phản hồi thông thường. Ở buổi gặp đầu, hỏi thẳng: thầy cô thường trả lời thư trong bao lâu, việc gấp thì nên nhắn qua kênh nào. Biết trước thì không phải đoán.
2. Chờ đủ khoảng thời gian đó rồi mới nhắc. Nếu không thống nhất, chờ khoảng năm ngày làm việc với thư thông thường là hợp lý.
3. Nhắc bằng cách trả lời trong cùng chuỗi thư, không mở thư mới, để họ thấy ngay thư gốc. Viết ngắn: “Em xin nhắc lại câu hỏi về thang đo ở thư dưới, vì em cần chốt trước khi phát phiếu vào thứ Hai tới.”
4. Nói rõ hệ quả của việc chờ, như trong câu trên, thay vì chỉ hỏi “thầy đã đọc chưa ạ”.
5. Đề xuất phương án mặc định: “Nếu đến thứ Sáu em chưa nhận được ý kiến, em sẽ giữ 12 câu như đề cương.” Câu này giúp việc không bị tắc, và người hướng dẫn vẫn có cơ hội can thiệp.

Phương án mặc định chỉ dùng cho những quyết định có thể đảo lại được. Với việc lớn như đổi đề tài hay gửi bài đi tạp chí, đừng tự quyết khi chưa có ý kiến.

Tin nhắn hay thư

Nhiều người hướng dẫn ở Việt Nam quen trao đổi qua ứng dụng nhắn tin hơn thư điện tử. Không có cách nào đúng tuyệt đối, nhưng nên chia việc theo kênh:

• Tin nhắn: xác nhận lịch gặp, báo đã gửi thư, câu hỏi một dòng cần trả lời nhanh.
• Thư: gửi tệp, câu hỏi cần quyết có kèm bối cảnh, bất cứ thứ gì cần tra lại sau này.

Lý do: tin nhắn trôi rất nhanh, tệp gửi qua ứng dụng dễ mất hoặc hết hạn tải, và khi cần tìm lại một quyết định từ ba tháng trước, thư điện tử dễ tra hơn nhiều. Một thói quen tốt là sau mỗi quyết định quan trọng được chốt qua tin nhắn hay qua điện thoại, gửi một thư ngắn ghi lại: “Em ghi lại để lưu: hôm nay cô đồng ý em rút thang đo xuống 8 câu, bỏ các câu 3, 7, 9, 11.”

Những thư không nên gửi

Có vài loại thư làm hại quan hệ làm việc nhiều hơn là giúp, dù người viết không có ý xấu:

• Thư gửi lúc nửa đêm kèm chữ “gấp”. Việc gấp do mình để trễ không trở thành việc gấp của người khác. Nếu thật sự có hạn bên ngoài như hạn nộp hồ sơ của khoa, hãy báo người hướng dẫn từ khi biết hạn, không phải hai ngày trước.
• Thư viết khi đang bực. Nhận góp ý gay gắt xong viết ngay một thư giải thích dài thường làm mọi chuyện tệ hơn. Viết nháp, để qua một đêm, đọc lại, cắt một nửa rồi mới gửi, hoặc mang ra nói trực tiếp ở buổi gặp.
• Thư gửi đồng thời cho nhiều người trong hội đồng hay lãnh đạo khoa khi chưa trao đổi với người hướng dẫn. Người hướng dẫn sẽ cảm thấy bị vượt mặt, và họ có lý do để cảm thấy vậy.
• Thư chỉ để báo “em đang làm”. Không có câu hỏi, không có tệp, không có mốc mới. Nếu muốn giữ liên lạc trong giai đoạn chưa có gì để gửi, hãy báo tiến độ có con số: “Em đã nhập xong 180/250 phiếu, dự kiến xong vào cuối tuần sau, chưa có vấn đề gì cần thầy quyết.”

Thư cuối cùng trong danh sách là trường hợp ngoại lệ đáng làm, vì nó ngắn, có thông tin và không đòi người nhận phải làm gì.

Sau buổi gặp: thư tóm tắt

Trong vòng một ngày sau mỗi buổi gặp, gửi một thư ngắn gồm: những điểm đã thống nhất, việc bạn sẽ làm và hạn, việc người hướng dẫn sẽ làm nếu có (ví dụ giới thiệu bạn với một chuyên gia), và ngày gặp tiếp theo. Năm dòng là đủ. Thư này giúp hai bên không nhớ khác nhau, và khi đến buổi sau, bạn mở nó ra làm điểm xuất phát. Người hướng dẫn hiếm khi trả lời thư tóm tắt, và không sao cả; im lặng ở đây thường có nghĩa là đồng ý. Nếu họ thấy bạn ghi sai điều gì, họ sẽ sửa ngay.

Câu hỏi thường gặp