Trình bày lần đầu ở hội thảo: chuẩn bị cho phần hỏi đáp

Phần trình bày bạn luyện được. Phần hỏi đáp mới là chỗ quyết định ấn tượng — và điều nhiều người không biết là nó cũng chuẩn bị được.

Chuẩn bị nội dung

• Một thông điệp chính — người nghe nhớ được một điều, không phải năm điều.
• Cấu trúc: vấn đề, cách làm, kết quả, ý nghĩa.
• Cắt bớt — người mới luôn cố nhồi quá nhiều.
• Ít chữ trên slide, nói phần còn lại.
• Biểu đồ rõ ràng — người ngồi cuối phòng phải đọc được.
• Nêu rõ hạn chế của công trình — nó tăng độ tin cậy, không giảm.

Luyện

• Nói to thành tiếng ít nhất ba lần — đọc thầm không phát hiện chỗ vấp.
• Bấm giờ — quá giờ là lỗi bị nhớ lâu nhất.
• Luyện trước một hai người và nhờ họ hỏi khó.
• Chuẩn bị phương án cắt ngắn nếu bị rút thời gian.
• Kiểm thiết bị và tệp trước — mang bản dự phòng.

Chuẩn bị phần hỏi đáp

• Liệt kê mười câu hỏi khó nhất về công trình của bạn — và viết câu trả lời.
• Phần lớn câu hỏi thật sẽ nằm trong danh sách đó.
• Chuẩn bị riêng cho câu về phương pháp — đây là chỗ hay bị hỏi nhất.
• Chuẩn bị vài slide dự phòng cho các câu hỏi hay gặp.
• Biết rõ giới hạn của công trình mình — người hỏi thường nhắm vào đó.

Trả lời câu hỏi

• Nghe hết câu hỏi — đừng trả lời khi họ chưa nói xong.
• Nhắc lại câu hỏi nếu phòng lớn hoặc câu hỏi dài.
• Trả lời ngắn — dài dòng làm mất thời gian của người khác.
• Không biết thì nói không biết — đây là câu trả lời được chấp nhận, và giả vờ biết thì tệ hơn nhiều.
• Nếu câu hỏi chỉ ra hạn chế thật, thừa nhận — nó cho thấy bạn hiểu công trình của mình.
• Với câu hỏi khó, đề nghị trao đổi tiếp sau phiên.

Nếu bị hỏi gay gắt

• Giữ bình tĩnh và trả lời vào nội dung — người trong phòng nhìn cách bạn xử lý.
• Tách nội dung câu hỏi khỏi giọng điệu.
• Không tranh cãi kéo dài — đề nghị bàn tiếp sau phiên.
• Cảm ơn người hỏi, kể cả khi câu hỏi khó chịu.

Tận dụng cơ hội kết nối

• Nói chuyện với người đã hỏi bạn sau phiên — họ quan tâm tới công trình của bạn.
• Chuẩn bị một câu giới thiệu ngắn về công trình cho lúc trò chuyện.
• Nghe các phiên khác và đặt câu hỏi — người ta nhớ người hỏi câu hay.
• Gửi thư ngắn sau hội thảo cho những người bạn đã trao đổi.
• Kết nối với người cùng giai đoạn — họ sẽ là đồng nghiệp của bạn nhiều năm.

Một điều đáng nhớ

Việc chuẩn bị có tác dụng nhất cho lần trình bày đầu tiên không phải luyện phần nói.

Là viết ra mười câu hỏi khó nhất về công trình của bạn và trả lời chúng trên giấy. Phần lớn câu hỏi thật sẽ nằm trong danh sách đó — và bạn sẽ bình tĩnh vì đã nghĩ qua chúng rồi.

Câu hỏi thường gặp