Buổi gặp đầu tiên thường được dùng để bàn đề tài. Nhưng phần lớn trục trặc về sau lại bắt nguồn từ kỳ vọng không được nói ra ở buổi đó — về tần suất gặp, về thời gian phản hồi, về ai quyết cái gì.
Nên thống nhất gì
- Tần suất gặp — hằng tuần, hai tuần một lần, hay theo mốc công việc.
- Hình thức — gặp trực tiếp, gọi, hay trao đổi qua thư.
- Thời gian phản hồi bản thảo — bao lâu sau khi gửi thì có nhận xét.
- Ai quyết định gì — hướng nghiên cứu, phương pháp, thứ tự tác giả.
- Cách liên lạc khi có việc gấp.
- Kỳ vọng về tiến độ — mỗi tháng bạn nên có gì.
Câu hỏi nên đặt
- Thầy cô thường làm việc với người học theo cách nào?
- Thầy cô mong tôi mang gì tới mỗi buổi gặp?
- Bao lâu thì tôi nên báo cáo tiến độ, kể cả khi chưa có kết quả?
- Khi tôi bế tắc thì nên liên hệ ngay hay tự xoay một thời gian?
- Thầy cô muốn nhận bản thảo ở mức hoàn thiện nào?
- Có quy ước gì về trích dẫn, dữ liệu, hoặc công bố không?
Nói rõ phần của bạn
- Nêu bạn có bao nhiêu thời gian mỗi tuần — nhất là nếu bạn đang đi làm.
- Nêu nền tảng và khoảng trống kiến thức của bạn — thật thà giúp cả hai.
- Nêu mục tiêu của bạn — bảo vệ đúng hạn, công bố, hay học phương pháp.
- Nêu bạn muốn được góp ý theo kiểu nào — thẳng thắn hay có bối cảnh.
- Đừng hứa quá — cam kết vừa sức giữ được thì tốt hơn.
Ghi lại thoả thuận
- Viết lại các điểm đã thống nhất và gửi lại sau buổi gặp.
- Nó không phải hình thức — nó tránh hiểu nhầm về sau.
- Giữ một chỗ ghi các quyết định qua từng buổi.
- Xem lại sau vài tháng và điều chỉnh nếu không thực tế.
Chuẩn bị cho các buổi sau
- Gửi trước nội dung sẽ bàn — một trang là đủ.
- Nêu rõ bạn cần quyết định gì ở buổi này.
- Mang theo tiến độ từ buổi trước — kể cả phần chưa xong.
- Ghi lại trong buổi, đừng tin trí nhớ.
- Gửi tóm tắt sau buổi — nó xác nhận cả hai hiểu giống nhau.
Nếu phong cách làm việc không hợp
- Nói sớm và nói cụ thể — nêu vấn đề, không nêu cảm xúc chung chung.
- Đề xuất phương án thay vì chỉ nêu khó khăn.
- Nhiều trục trặc chỉ là khác biệt về cách làm việc, không phải mâu thuẫn.
- Nếu không tự giải quyết được, hỏi người thứ ba trong đơn vị — thường có cơ chế hỗ trợ.
Một điều đáng nhớ
Câu hỏi nên đặt trong buổi đầu, trước cả câu hỏi về đề tài: thầy cô mong tôi mang gì tới mỗi buổi gặp?
Câu trả lời cho bạn biết cách làm việc mà người hướng dẫn kỳ vọng — và trả lời được nó từ buổi đầu tránh được phần lớn hiểu nhầm trong cả quá trình sau đó.
Câu hỏi thường gặp
Buổi gặp đầu nên thống nhất gì?
Tần suất gặp, hình thức trao đổi, thời gian phản hồi bản thảo, ai quyết định gì, cách liên lạc khi gấp, và kỳ vọng về tiến độ.
Nên đặt câu hỏi nào?
Thầy cô thường làm việc với người học theo cách nào, mong tôi mang gì tới mỗi buổi gặp, bao lâu nên báo cáo tiến độ, và muốn nhận bản thảo ở mức hoàn thiện nào.
Nên nói rõ gì về phần mình?
Bạn có bao nhiêu thời gian mỗi tuần, nền tảng và khoảng trống kiến thức, mục tiêu của bạn, và bạn muốn được góp ý theo kiểu nào.
Có nên ghi lại thoả thuận không?
Có — viết lại các điểm đã thống nhất và gửi lại sau buổi gặp, giữ một chỗ ghi các quyết định, và xem lại sau vài tháng để điều chỉnh.
Nếu phong cách làm việc không hợp?
Nói sớm và cụ thể, đề xuất phương án thay vì chỉ nêu khó khăn — nhiều trục trặc chỉ là khác biệt về cách làm việc chứ không phải mâu thuẫn.
